GDPR e Privacy

1. Titolare del trattamento e contatti

2000net S.r.l., con sede legale in Via XXV Aprile 41, 13011 Borgosesia (VC), P.IVA 01962560023, è titolare del trattamento per i dati raccolti tramite il presente sito.

Contatti: privacy@2000net.it · Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): dpo@2000net.it · posta elettronica certificata: privacy@pec.2000net.it.

2. A chi si rivolge questa informativa

Il sito centralinoincloud.it è sia la vetrina di VISX – il centralino in cloud sviluppato da 2000net – sia il punto di accesso al pannello di gestione del centralino. I ruoli privacy sono diversi a seconda del contesto.

Quando il servizio è acquistato tramite un rivenditore, quest'ultimo tratta i dati del Cliente per la gestione del proprio rapporto contrattuale e commerciale in qualità di autonomo titolare; per tali trattamenti si rinvia all'informativa del rivenditore.

3. Dati raccolti tramite il sito

Attraverso i moduli presenti sul sito sono raccolti i dati che l'utente fornisce volontariamente: nome e cognome, ragione sociale dell'azienda, indirizzo di posta elettronica, recapito telefonico e il contenuto della richiesta. Sono inoltre trattati i dati tecnici di navigazione necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito, quali indirizzo IP, tipo di browser e data e ora dell'accesso. Previo consenso dell'utente sono trattati anche i dati di navigazione raccolti dagli strumenti di statistica e di misurazione delle campagne pubblicitarie descritti nella «Cookie Policy».

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per dare riscontro alla richiesta; in mancanza non è possibile procedere.

4. Dati trattati nel centralino

Quando un'azienda utilizza il centralino VISX, i dati dei propri utenti, dipendenti, collaboratori e interlocutori — anagrafiche degli interni, rubriche, registro delle chiamate e, ove attivati, registrazioni delle conversazioni e messaggi di segreteria — sono trattati sotto la responsabilità del Cliente, che agisce quale titolare del trattamento. 2000net opera quale responsabile del trattamento, sulla base dell'accordo sottoscritto ai sensi dell'art. 28 GDPR, e tratta tali dati esclusivamente per erogare il servizio e secondo le istruzioni documentate del titolare.

Il Cliente decide quali funzioni attivare (ad esempio registrazione, trascrizione e analisi delle chiamate) e ne verifica la legittimità verso gli interlocutori e i lavoratori, anche ai sensi dell'art. 4 della Legge 300/1970, come indicato nei «Termini e condizioni di utilizzo». 2000net non utilizza tali contenuti per finalità proprie, incluso l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

5. L'utilizzo dell'intelligenza artificiale

Le funzionalità di intelligenza artificiale (trascrizione e sintesi, assistenza vocale, analisi delle comunicazioni) sono attivate dal Cliente. I contenuti sono elaborati sull'infrastruttura 2000net presso DATA4 (Cornaredo, Milano) e, per i servizi previsti, tramite i modelli di Mistral AI (Francia), con accordi sul trattamento dei dati che ne vietano il riutilizzo per l'addestramento.

Ove prevista, la sostituzione degli identificativi con segnaposto costituisce pseudonimizzazione (art. 4, n. 5, GDPR): i dati restano personali e sono protetti ai sensi degli artt. 25 e 32 GDPR. Il riconoscimento vocale elabora necessariamente l'audio originale.

Chi interagisce con un assistente vocale viene informato che sta parlando con un sistema di intelligenza artificiale (art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689). Gli esiti prodotti dall'AI possono contenere errori e vanno verificati. Il centralino non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell'art. 22 GDPR e non effettua riconoscimento delle emozioni. Gli obblighi del Cliente sono descritti nei «Termini e condizioni di utilizzo».

6. Dove sono ospitati i dati

I dati del centralino sono ospitati in Italia, presso il Campus DATA4 di Cornaredo (Milano), certificato ANSI/TIA-942 e ISO/IEC 27001, e non sono archiviati in Paesi terzi. 2000net opera con un sistema di gestione certificato ISO 9001, ISO/IEC 27001, 27017 e 27018 e può trasferire i dati in un altro data center italiano con certificazioni equivalenti, dandone comunicazione al Cliente.

Fuori dall'Unione Europea sono trasmessi solo i dati necessari all'instradamento delle chiamate verso l'estero e, per i servizi accessori (messaggi di verifica, pagamenti, statistiche e campagne previo consenso), i dati strettamente necessari, con le garanzie del Capo V GDPR. Gli accessi per assistenza e manutenzione sono eseguiti da personale autorizzato e tracciati.

7. Destinatari e sub-responsabili

I dati possono essere trattati da personale autorizzato di 2000net e comunicati ai fornitori che agiscono quali responsabili o sub-responsabili del trattamento, tra cui il fornitore dell'infrastruttura del data center, i fornitori dei servizi di intelligenza artificiale, gli operatori di telecomunicazioni per l'interconnessione, la terminazione delle chiamate e la portabilità dei numeri, il prestatore dei servizi di pagamento e il fornitore del servizio di invio dei messaggi. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta. I dati di traffico possono essere comunicati all'autorità giudiziaria nei casi previsti dalla legge. I dati non sono oggetto di diffusione.

Previo consenso dell'utente, i dati di navigazione sul sito sono comunicati a Google Ireland Limited (Google Analytics e Google Ads) e a Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) per le finalità di statistica e di misurazione delle campagne pubblicitarie. Tali soggetti operano secondo i rispettivi termini e informative e, per i trattamenti che determinano autonomamente, quali titolari. La comunicazione non ha luogo in assenza di consenso e cessa con la sua revoca.

8. Conservazione e cancellazione dei dati

I contenuti del centralino restano nella disponibilità del Cliente, titolare del trattamento. Esportazione, cancellazione e restituzione dei dati alla cessazione sono regolate dal Contratto VISX e dall'accordo ex art. 28 GDPR; le copie di backup sono rimosse secondo i cicli tecnici dichiarati, salvo obblighi di legge.

I log di sistema e di sicurezza sono conservati per un periodo massimo di 180 giorni.

I dati di traffico telefonico trattati da 2000net come titolare autonomo sono conservati per le finalità e per i periodi stabiliti dalla disciplina applicabile alle comunicazioni elettroniche, distinguendo gli adempimenti di fatturazione e contestazione (art. 123 D.Lgs. 196/2003) dagli obblighi di conservazione per finalità di accertamento e repressione dei reati (art. 132 D.Lgs. 196/2003 e normativa collegata). L'accesso e la comunicazione alle autorità avvengono soltanto nei casi e secondo le procedure previste dalla legge. Questi dati sono distinti dai registri e dai contenuti gestiti dal Cliente tramite il pannello VISX.

I termini applicati sono i seguenti:

Al di fuori di questi casi i dati di traffico sono cancellati o resi anonimi quando non sono più necessari alla trasmissione della comunicazione (art. 123, comma 1, D.Lgs. 196/2003). La conservazione delle fatture per dieci anni non comporta la conservazione, per lo stesso periodo, del dettaglio dei numeri chiamati, degli orari e delle durate. I termini dell'art. 132 riguardano i soli dati di traffico, non il contenuto delle conversazioni, e non si applicano allo storico delle chiamate consultabile dal Cliente nel pannello, i cui tempi sono stabiliti dal Cliente in base alle proprie finalità.

9. Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione previsti dagli artt. 15-22 GDPR, nonché revocare in ogni momento i consensi prestati. Le richieste relative ai trattamenti di cui 2000net è titolare vanno indirizzate a privacy@2000net.it. Le richieste relative ai dati trattati nel centralino per conto di un'azienda cliente vanno indirizzate a quest'ultima, quale titolare del trattamento; 2000net presta la necessaria assistenza. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Aggiornamenti

Il servizio è in costante evoluzione: le funzionalità di intelligenza artificiale, i fornitori integrati e le modalità di trattamento possono cambiare nel tempo. La presente informativa viene aggiornata di conseguenza e le modifiche rilevanti sono comunicate attraverso il pannello del centralino o per posta elettronica.